Lean Coffee – Umsetzung in 4 einfachen Schritten

Kurz: Ein Lean Coffee ist ohne Agenda, zielgerichtet und produktiv. Er setzt voraus das nur über Themen gesprochen wird, die für alle von Interesse sind weshalb ein Lean Coffee die ideale Plattform bietet Ideen zu besprechen und sich auszutauschen.

Die Idee und das Format des Lean Coffee kommt aus der Stadt, die ohnehin schon für die eigene Kaffeekultur bekannt ist: Seattle. 2009 starteten Jim Benson und Jeremy Lightsmith eine Gruppe mit dem Ziel in ihr nur über Themen zu sprechen die jeden Teilnehmer auch tatsächlich interessieren und somit eine aktive Lern- und Austauschkultur zu erschaffen. Dabei wollten sie bewusst auf strikte Organisation und starre Strukturen verzichten – der Lean Coffee war geboren.

Ein Lean Coffee funktioniert im Wesentlichen nach einem sehr einfachen Prinzip: Das Treffen (bewusst kein ‚Meeting‘) gestaltet sich nach dem Ablauf, der zu Beginn von den Teilnehmern selbst demokratisch beschlossen wird. Anschließend wird ihm Rahmen einer minimalen Struktur über die vorher bestimmten Themen gesprochen. Die zielgerichteten Diskussionen sind nicht nur effektiv, sondern auch produktiv. Ganz im Sinne von Lean.

Neugierig geworden?

Um einen Lean Coffee zu veranstalten bedarf es keiner großen Organisation. Prinzipiell lässt sich der Lean Coffee auch immer weiterführen, vorausgesetzt beim nächsten Event ist eine Person dabei, die schon einmal davor bei einem Lean Coffee mitgemacht hat.

Wir möchten Ihnen in 4 einfach Schritten zeigen, wie auch Sie einen Lean Coffee veranstalten!

1. Einladen

Ein Lean Coffee baut darauf auf, dass nur die Leute anwesend sind die auch wirklich am Austausch interessiert sind. Stecken Sie also vorher bei der Einladung grob das Gesprächsfeld ab um Klarheit zu schaffen, um was es bei ihrem Lean Coffee gehen wird. Zum Beispiel Lean Construction und Digitalisierung.

Die Einladung selbst benötigt kein bestimmtes Format. Legen Sie den Ort, das Datum und die Uhrzeit fest. Ein Lean Coffee dauert meist zwischen 1-1.5 Stunden.

2. Kurz vor dem Lean Coffee

Wenn Sie der Veranstalter sind liegt es nahe, dass auch Sie die Rolle des ‚Koordinators‘ übernehmen. Stellen Sie also sicher, dass genügend Material zur Visualisierung der Diskussion vorhanden ist. Bewährt hat sich dabei Folgendes:

–       Haftnotizen (Post-its)
–       Whiteboard
–       Stifte

Es empfiehlt sich, das Whiteboard nach folgendem Schema aufzubauen:

3. Die Durchführung

Jetzt kommen wir zum eigentlichen Kern des Lean Coffee.

Zu Beginn können alle Teilnehmer Themen vorschlagen, über die gesprochen werden soll und schreiben diese auf die Post-its.

Anschließend werden diese Themen dann untereinander priorisiert und der Themengeber wird gebeten, in 1-2 Sätzen kurz zu beschreiben was mit dem Thema gemeint ist. Dann legen alle Teilnehmer gemeinsam fest, wie lange über ein Thema gesprochen wird (üblich sind 5-10min).

Tipp: Um Themen schnell und einfach untereinander zu priorisieren eignet sich ein Punkte System. Jeder Teilnehmer erhält drei Sticker, bspw. kleine Punkte und vergibt diese an die Favoriten unter den Themen.

Ist die Zeit abgelaufen kann nochmal abgestimmt werden (bspw. per Handzeichen), ob noch weiter über das Thema gesprochen werden soll oder ob zum nächsten Thema übergegangen wird.

Um diesen Diskussionsablauf zu visualisieren nutzen Sie das Whiteboard. So bleibt alles übersichtlich und die Teilnehmer erhalten ein klares Bild über den aktuellen Stand.

Die gesammelten Themen hängen in der in entsprechenden Spalte. Wenn ein Thema diskutiert wird wandert es weiter bis es schließlich in ‚Diskutiert‘ abliegt.

4. Der Abschluss

Wie schon Anfangs erwähnt, läuft ein Lean Coffee meistens für 1- 1.5h. Ist die Zeit abgelaufen, empfiehlt es sich dann auch wirklich die Gespräche zu beenden, um nicht zu sehr in die Detaildiskussion abzudriften. Bleiben sie ‚lean‘. Nutzen Sie die Zeit um Ideen und Erfahrungen auszutauschen, sich professionell weiterzuentwickeln und auch um Leadership-Skills zu testen und zu lernen.

Selbstverständlich kann man im Nachgang die Diskussion in persönlichen Gesprächen weiterführen, jedoch sollte der Lean Coffee einen klaren Abschluss haben.

Probieren Sie es selbst aus! Starten Sie ihren eigenen Lean Coffee zu Themen die Sie interessieren, faszinieren oder vielleicht auch frustrieren. Beim Austausch mit anderen Interessierten können schnell und einfach neue Denkanstöße geschaffen und hilfreiche Impulse gegeben werden.

Falls Sie erst einmal selbst an einem Lean Coffee teilnehmen wollen würden wir uns sehr freuen, wenn Sie unser Lean Coffee Event besuchen!

Mehr Informationen zur nächsten Veranstaltung finden Sie auf unserer Xing Event Seite.

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